Tombola de Noël : le guide pour l'organiser, de la mi-novembre au tirage

Une tombola de Noël se prépare en cinq semaines : lancement de la vente à la mi-novembre, tirage juste avant les vacances scolaires, lots réunis auprès des commerçants du quartier et billets numérotés de 1 à N avec une souche. Le reste, c'est de l'organisation, et c'est ce que détaille ce guide.

Pourquoi je vous parle de tickets de tombola

Pendant une dizaine d'années, j'ai préparé les tickets de la tombola de l'école de mes enfants, d'abord comme parent bénévole, puis comme membre du bureau de l'APEL. Au début, on imprimait des pages vierges et on numérotait tout à la main. Nous étions au moins cinq parents à remplir nos feuilles à la maison, en faisant très attention à ne jamais donner deux fois le même numéro. Pour deux écoles et environ 300 élèves, cela représentait au moins 2 000 feuilles. Je crois que j'y passais une bonne soirée devant la télévision.

Ensuite est venu Word, qui allait un peu plus vite. Et quand j'ai quitté l'APEL pour reprendre un travail, on continuait à me demander les tickets chaque année. C'est de là qu'est né ce site : un outil pour que n'importe quel bénévole fasse en dix minutes ce qui nous prenait une soirée.

Ce guide reprend ce que j'aurais aimé savoir la première année.

Quand lancer la vente de la tombola de Noël ?

Décembre est court. Entre le marché de Noël, les spectacles de fin de trimestre et le départ en vacances, la fenêtre de vente se referme vite. Je vous conseille de raisonner à l'envers, en partant du jour du tirage.

• Début novembre : le cadrage. On fixe l'objectif (ce que la tombola doit financer), la date et le lieu du tirage, et on dépose la demande d'autorisation en mairie.
• Mi-novembre : les lots. On fait le tour des commerçants avec une lettre courte qui explique le projet. On note dans un tableau les lots promis et les lots reçus.
• Fin novembre : les billets. On crée et on imprime les tickets, on prépare les carnets, on lance la vente.
• Première quinzaine de décembre : la vente. Sortie d'école, marché de Noël, relance aux familles à mi-parcours.
• Dernière semaine avant les vacances : le tirage. Tant que les familles sont encore là.

Le piège, c'est le tirage pendant les vacances. Les gagnants sont partis, les lots restent dans un placard jusqu'en janvier, et l'effet « cadeau de Noël » disparaît. Vérifiez les dates de vacances de votre zone dans notre calendrier des tombolas.

Combien de billets imprimer ?

On a tous la tentation d'imprimer large « pour être tranquille ». C'est une erreur : des billets invendus ne rapportent rien et compliquent le contrôle au moment du tirage. Partez plutôt de ce que vous pouvez réellement vendre.

La méthode la plus fiable tient en une ligne : nombre de familles × nombre de billets par carnet, plus une petite réserve pour la vente sur place. Un exemple de calcul, à adapter : une école de 150 familles qui confie un carnet de 6 billets à chacune prévoit 900 billets, puis ajoute une centaine de billets pour le stand du marché de Noël. Soit 1 000 billets numérotés de 1 à 1 000.

Une règle que je ne négocie jamais : une seule série, numérotée en continu, sans doublon. Si deux parents impriment chacun leur paquet de 1 à 500, vous aurez deux billets n° 37, et un tirage contestable. Notre générateur numérote automatiquement chaque ticket et sa souche avec le même numéro ; l'offre gratuite va jusqu'à 1 000 tickets, ce qui couvre la plupart des écoles.

Pour estimer la recette avant de vous lancer, lisez combien rapporte une tombola, et pour le prix du billet, notre guide quel prix fixer pour un billet de tombola.

Quels lots pour une tombola de Noël ?

À Noël, les gens achètent un billet autant pour le plaisir de participer que pour le lot. Mais un beau gros lot fait toujours vendre, et une liste de lots variée donne l'impression d'avoir de vraies chances. Voici comment je les classerais, du moins cher au plus cher pour l'association.

Les lots qui ne coûtent rien

Ce sont les dons des commerçants et des parents. À Noël, ils s'y prêtent bien : une bûche offerte par la boulangerie, un bon pour une coupe chez le coiffeur, un panier de produits du marchand de primeurs, un livre de la librairie. Pensez aussi aux talents des familles : une séance photo, un gâteau personnalisé, un objet fait main. Citez le donateur sur l'affiche et au tirage : c'est la meilleure façon de le remercier, et de le retrouver l'année suivante.

Les lots à petit budget

Si la caisse le permet, quelques lots achetés complètent les dons : boîtes de chocolats, jeux de société, décorations de Noël, places de cinéma. Ils servent surtout à équilibrer la liste quand les dons sont tous du même genre.

Le gros lot

Un seul suffit, mais il doit donner envie au premier coup d'œil, parce que c'est lui qui figure en tête de l'affiche. Un panier garni généreux, un vélo, une tablette : ce qui compte, c'est qu'il soit concret et facile à décrire. Ne l'annoncez qu'une fois qu'il est réellement promis.

Une règle à garder en tête : les lots d'une tombola sont des objets, jamais de l'argent. Un bon d'achat chez un commerçant reste possible s'il n'est pas remboursable en espèces. Pour d'autres pistes, voyez nos idées de lots de tombola.

Faut-il une autorisation pour une tombola de Noël ?

En principe, oui. Une tombola organisée par une association doit être autorisée par le maire de la commune où se trouve le siège de l'association, avec le formulaire Cerfa n° 11823. Elle doit poursuivre un but non lucratif et ne distribuer que des lots en nature. À l'école, l'organisateur n'est pas l'école elle-même mais l'association de parents d'élèves ou la coopérative scolaire.

Déposez la demande dès le début novembre : le délai de réponse des mairies varie, et vous ne voulez pas lancer la vente sans réponse. Ces informations sont indicatives ; les détails et les textes de référence sont dans notre guide autorisation de tombola, et c'est votre mairie qui fait foi.

Des tickets de Noël lisibles et faciles à vendre

Un ticket de tombola de Noël n'a pas besoin d'être chargé. Il doit se lire d'un coup d'œil sur un stand, se remplir facilement sur un coin de table et se détacher proprement. Voici ce qui doit y figurer :

• Le nom de l'organisateur (l'APE, l'APEL, la coopérative, le club) et ce que la tombola finance.
• Le numéro, identique sur le ticket et sur la souche.
• Le prix, la date et le lieu du tirage.
• Sur la souche, des lignes assez larges pour le nom et le téléphone de l'acheteur. C'est grâce à elles qu'on retrouve les gagnants.

Côté couleurs, le rouge, le vert sapin et le doré fonctionnent toujours, mais gardez un fond clair sous les lignes à remplir : un stylo bille sur un fond rouge foncé, c'est illisible. Vous pouvez aussi ajouter un QR code qui renvoie vers le règlement de la tombola. Les mentions sont détaillées dans notre guide quelles mentions sur un billet de tombola.

Pour gagner du temps, partez d'un des modèles de tickets de tombola de Noël, ou de la version Noël pour l'école, puis personnalisez-le dans le générateur.

Vendre ses billets en décembre

Les familles reçoivent beaucoup de sollicitations en décembre. Ce qui fait la différence, ce n'est pas l'insistance, c'est la clarté.

• Annoncez le projet financé. « Pour la classe de neige des CM2 » vend mieux que « Tombola de Noël ».
• Confiez des carnets. Un carnet par famille, avec une date de retour fixée au moins deux jours avant le tirage, pour avoir le temps de rassembler les souches.
• Tenez un stand au marché de Noël. C'est souvent là que se vendent les derniers billets, quand le gros lot est exposé.
• Relancez une fois, à mi-parcours. Un mot dans les cahiers ou sur le groupe des parents, avec le nombre de billets déjà vendus.

Une affiche bien faite, posée à la sortie de l'école et chez les commerçants donateurs, fait aussi une vraie différence. Vous pouvez la créer à partir de vos tickets avec notre éditeur d'affiche de tombola, et notre guide exemple d'affiche de tombola vous aidera pour le texte.

Le jour du tirage

Le tirage est le moment que les enfants attendent. Il mérite un peu de préparation pour se passer sans contestation.

• Seules les souches des billets vendus vont dans l'urne. Les invendus restent à part. Sinon, vous risquez de tirer un numéro que personne n'a acheté.
• Tirez devant témoins, et notez chaque numéro gagnant au fur et à mesure.
• Tirez du plus petit lot au plus gros. Le suspense tient la salle jusqu'au bout.
• Prévenez les absents grâce au téléphone noté sur la souche, et fixez une date limite pour récupérer les lots.

Les étapes et les bonnes pratiques sont détaillées dans notre guide sur le tirage au sort d'une tombola. Et si vous voulez un règlement à afficher ou à mettre derrière le QR code, partez de notre modèle de règlement de tombola.

Questions fréquentes sur la tombola de Noël

Quand faire le tirage d'une tombola de Noël ?

Le plus souvent pendant la dernière semaine avant les vacances scolaires de Noël, lors du marché ou de la fête de fin de trimestre. Les familles sont encore présentes et les lots peuvent être remis avant les fêtes.

Combien de temps faut-il pour organiser une tombola de Noël ?

Comptez environ cinq semaines : une pour le cadrage et l'autorisation, une pour réunir les lots, trois pour imprimer et vendre les billets. Il est possible de faire plus court, mais c'est la demande d'autorisation qui fixe le rythme.

Peut-on faire gagner de l'argent ou des cartes cadeaux ?

Non pour l'argent : les lots d'une tombola sont des objets. Un bon d'achat chez un commerçant est généralement admis s'il ne peut pas être échangé contre des espèces. Au moindre doute, renseignez-vous auprès de votre mairie.

Prêt à créer vos tickets de Noël ?

Vous pouvez créer vos tickets de tombola de Noël gratuitement, sans inscription, avec la numérotation et la souche faites pour vous. C'est l'outil que j'aurais voulu avoir ces soirs-là : créer mes tickets de Noël.