Carnaval : financer costumes et défilé avec une tombola

Le carnaval est la fête associative dont on sous-estime le plus le coût. Vu de l'extérieur, ce sont des enfants déguisés et des confettis. Vu du trésorier, c'est du grillage, du papier mâché, de la peinture, une remorque à louer, une sonorisation, du maquillage pour cent enfants et un goûter — une facture qui dépasse régulièrement les 800 € pour une école de taille moyenne.

Une tombola couvre bien cette dépense, pour une raison simple : ce qu'elle finance est visible le jour même. Les familles ne donnent pas pour une ligne budgétaire abstraite, elles paient le char devant lequel elles vont défiler.

Commencez par chiffrer, pas par vendre

Avant d'imprimer un seul billet, faites la liste des postes et leur montant :

• Le char ou la structure : grillage, bois, peinture, papier, colle, et la location éventuelle d'une remorque.
• Les costumes et le maquillage, quand ils ne sont pas fournis par les familles.
• La sonorisation : enceinte sur batterie, ou prestataire si le défilé traverse la commune.
• Le goûter et les boissons pour l'après-défilé.
• La sécurité : gilets pour les accompagnateurs, barrières, éventuelle assurance de la manifestation.

Additionnez, retirez ce que la commune prête ou subventionne, et vous obtenez le montant à financer. Divisez-le par la marge attendue sur un billet : vous savez combien de billets vendre. Un objectif chiffré se pilote, une intention ne se pilote pas.

Attention à la date : elle bouge chaque année

Le carnaval suit Mardi gras, dont la date change tous les ans et se situe entre début février et début mars. C'est le piège de cette fête : la personne qui reprend le dossier d'une année sur l'autre recopie souvent le calendrier précédent, et se retrouve avec deux semaines de vente au lieu de quatre.

Vérifiez la date de Mardi gras de l'année en cours dès la rentrée de janvier, puis remontez à l'envers :

• Janvier, première quinzaine : budget arrêté, démarches lancées, billets imprimés.
• Janvier, seconde quinzaine : lots réunis auprès des commerçants, carnets distribués.
• Février : ateliers de fabrication du char, et vente pendant ces ateliers.
• Une semaine avant : relance, clôture de la vente la veille du défilé.
• Jour J : défilé, puis tirage pendant le goûter.

Vendez pendant les ateliers, c'est là que ça se joue

La particularité du carnaval, c'est qu'il se prépare collectivement. Pendant trois ou quatre samedis, des parents viennent découper, peindre et coller. Ce sont exactement les personnes les plus faciles à mobiliser sur la vente, et le moment où l'on parle le plus du projet.

Confiez un carnet à chaque famille présente à l'atelier, avec un mot très concret : ce que le char coûte, et ce qui manque. La transparence sur les chiffres est ici un argument de vente, pas une information administrative.

Le tirage pendant le goûter

Faites tirer les numéros après le défilé, quand tout le monde est encore réuni pour le goûter, et faites figurer l'heure sur le billet. Deux raisons : la fatigue disperse très vite un cortège, et rassembler à nouveau des familles quelques jours plus tard pour remettre trois lots est un travail ingrat.

Prévoyez un lot par classe ou par groupe si la fête est scolaire. Un carnaval est une fête d'enfants, et un tirage où seuls deux enfants sur cent repartent avec quelque chose finit mal.

Le défilé, lui, se déclare

C'est le point que beaucoup de comités découvrent trop tard : une manifestation sur la voie publique est soumise à déclaration préalable auprès de la mairie — préfecture de police à Paris — en général au plus tard trois jours francs avant la date, et pas plus de quinze jours avant. Elle conditionne l'arrêté municipal qui ferme la rue, la présence éventuelle de la police municipale et la validité de votre assurance.

C'est une formalité distincte de celle de la tombola, qui requiert de son côté une autorisation du maire via le formulaire Cerfa n° 11823, avec des lots constitués d'objets et jamais de sommes d'argent. Les deux dossiers vont à la même mairie, mais ce sont bien deux dossiers. Ces informations sont indicatives : faites-les confirmer par votre commune, qui connaît ses propres délais.

Des billets à la hauteur de la fête

Le carnaval est l'un des rares thèmes où la couleur peut être franchement vive sans desservir le billet : violet, turquoise, jaune, rose fonctionnent tous. Gardez seulement un fond clair sous les lignes de la souche, qui se remplissent debout, dehors, et souvent avec des doigts pleins de peinture.

Choisissez un modèle sur la page tickets de tombola pour le carnaval, ou créez vos billets gratuitement. Notre guide idées de lots vous aidera à démarcher les commerçants du quartier.